Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.
Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.
Как прикрепить файл к письму и отправить его
Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.
Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.
Технология пересылки файлов следующая:
- Открываем свой электронный ящик.
- Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
- Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
- В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
- Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.
Пример
1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.
| Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
 |
 |
2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.
Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.
3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).
| Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
 |
 |
4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.
Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:
И открываю папку Договоры:
Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.
Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.
в Яндекс.Почте:
в Mail.ru:
в Gmail.com:
5. Для отправления письма нажимаю на кнопку «Отправить».
| в Яндекс.Почте: | в Mail.ru: | в Gmail.com: |
 |
Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:
Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.
Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.
Как добавить несколько файлов к письму
В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.
Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем - можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.
А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?
К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.
Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.
Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.
Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.
Нюансы
Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.
Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.
В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.
В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.
Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).
Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.
Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото ».
Задание
- Отправьте со своего электронного ящика письмо с вложенным файлом на свой же адрес. То есть в поле «Кому» напечатайте адрес своей электронной почты. После отправки Вы получите от себя же письмо с этим вложенным файлом.
- Откройте свое письмо и попробуйте посмотреть присланный файл прямо в почте. Затем скачайте его на компьютер и откройте непосредственно с него.
- Отправьте на свой адрес письма с несколькими вложенными файлами (как по отдельности, так и заархивированными).
- Попробуйте отправить фотографии, предварительно сжав их.
Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.
Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.
Зачем нужен почтовый этикет?
Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.
В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.
Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:
- Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
- Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.
Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.
Пунктуация
Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.
1. Конечная пунктуация
Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.
Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение
Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.
Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.
Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?
И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.
Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!
2. Точка с запятой (;)
Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.
Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.
Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.
3. Запятая (,)
Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:
Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.
Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.
Запятая используется для разделения пунктов в списке.
Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.
4. Пунктуация приветствия
Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).
Если это формальное письмо, лучше использовать точку.
Уважаемая г-жа Фрост.
Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.
Уважаемая Айя,
И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.
Грамматика
Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.
Например, нужно знать разницу между:
- Чтобы/что бы
- Ввиду/в виду
- Насчет/на счет
- Тоже, также/то же, так же
- -тся/-ться
- Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)
В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.
Эмодзи в электронных письмах
Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.
Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).
Заголовки писем
Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.
Неправильно: “Привет”
О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.
Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”
Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.
Приветствия
Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.
Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.
Примеры повседневных приветствий:
- Привет
- Доброе утро [день, вечер]
- [Имя]
Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.
Примеры формальных приветствий:
- Уважаемый/ая [имя]
- Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]
И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:
- Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
- [Имя]!: Слишком нерасполагающе
- Доброе время суток: люди так не разговаривают
- Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
- Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
- Привет, друг: Слишком пугающе
- Господа: Слишком старомодно
- Все: Слишком прохладно
Концовка
Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.
Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.
Например:
- Спасибо
- Еще раз спасибо
- Всего наилучшего
- Хорошего [дня недели]
- Хороших выходных
- До скорого
- Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
- С нетерпением жду нашего сотрудничества
- С нетерпением жду нашего следующего разговора
- С радостью выслушаю ваше мнение
Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.
Например:
- Спасибо
- Благодарю за уделенное время
- Хорошего вам дня [выходных]
А вот заключительные строки, которые не следует использовать:
- Искренне: Слишком старомодно
- Всего доброго: Слишком недружелюбно
- От всей души: Слишком интимно
- Сердечно: Слишком неестественно
- — [Имя отправителя]: Слишком грубо
Имя получателя
Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.
И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.
Заглавные буквы
При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.
Например: Собакам рады в HubSpot.
Тон письма
Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.
В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.
Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.
Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.
Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.
Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.
Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.
В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.
Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко
В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.
В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.
Шрифты и форматирование
Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.
Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.
Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.
При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.
Гиперссылки
Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.
Неправильно: Взгляните на это: https://сайт/
Правильно: Взгляните на .
Приложения
Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.
Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.
И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.
Подпись письма
Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.
Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.
Поля письма
Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.
Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.
Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.
Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.
Зачем использовать BCC?
Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.
Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.
Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.
«Ответить» против «Ответить всем»
Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.
Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.
Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.
Пересылка писем
Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:
Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.
При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.
Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.
Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника
Время ответа
У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:
Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.
Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.
Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.
Ответы при отсутствии на работе
Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.
Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:
- Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
- Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
- Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
- Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
- Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
- Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.
Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.
Отправка с телефона
Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».
Как писать email письма грамотно — E-mail этикет
4.2 (84%) - 5 оценокПоследнее время периодически стал сталкиваться с приходящими сообщениями а-ля такое-то сообщение от меня не было доставлено туда-то, в теле же письма напичкана какая-нибудь ересь с ссылками и тд. Все бы ничего, но я подобных сообщений туда-то не отправлял и содержание оных вижу впервые.
Что такое спуфинг и как он работает
Представленный ниже текст взят .
Если вы получили оповещение об ошибке при доставке сообщения, отправленного с вашего аккаунта, обнаружили в папке "Спам" сообщения, где вы указаны в качестве отправителя, или получили ответ на сообщение, которое не отправляли, вероятно, вы оказались жертвой спуфинга. Спуфингом называется подделка обратных адресов исходящей почты с целью сокрытия истинного происхождения сообщения.
При отправке сообщения по почте на конверте обычно указывается обратный адрес. Это позволяет получателю установить личность отправителя, а почте - при необходимости вернуть отправителю его письмо. Однако ничто не может помешать отправителю указать вместо своего адреса чужой. Это означает, что другой человек может отправить письмо и указать на конверте ваш адрес в качестве обратного. Электронная почта работает так же. Когда сервер отправляет сообщение электронной почты, он указывает отправителя, однако данные в поле отправителя можно подделать. Если кто-то подставил в сообщение ваш адрес, в случае неполадок при доставке это сообщение будет возвращено вам, даже если вы его не отправляли.
Если вы получили ответ на письмо, которое не было отправлено с вашего адреса, этому может быть две причины.
- Письмо было подделано, и ваш адрес был указан в качестве адреса отправителя.
- Настоящий отправитель указал ваш адрес в качестве обратного, поэтому вам отправляются все ответы.
Ни один из этих вариантов не означает, что к вашему аккаунту получило доступ постороннее лицо, но если вас беспокоит его безопасность, вы можете проверить список обращений к нему за последнее время. На странице входящих сообщений перейдите вниз и нажмите на ссылку Дополнительная информация рядом со строкой .
Послесловие
Так что не паникуем - просто злоумышленники в очередной раз пытаются всеми правдами и неправдами заманить нас по всяким левым ссылкам. Подобные письма, ясное дело, игнорируем и удаляем не переходя по ссылкам.
Про , к слову, забывать все равно никогда не надо.
PS: Предупреждая вопросы: на тему "дополнительной информации" и "последних действий в аккаунте" - актуально только для ящиков Gmail .
Addressing an email using Thunderbird is not a difficult task, but there are several ways it can be done, with some differences from other mail programs. The most obvious change noticed by people migrating from Microsoft products is that Thunderbird places only one recipient into each addressing box, creating multiple addressing boxes when there are multiple recipients. This does not in any way affect the way the mail appears to the recipient; it is just the result of a layout choice that was made early in the Thunderbird design process.
Address Fields
To:
The primary recipient(s) of this email
CC:
(Carbon Copy) The secondary recipient(s) of this email. Recipients will see the email addresses of those in the To: and CC: field
BCC:
(Blind Carbon Copy) Addresses in this field will have mail sent to them, but recipients won"t know who was in the BCC: field i.e. those in the BCC: field will receive the email but those in the To: and CC: fields won"t know who was in the BCC: field
If there is no entry in the To: field but only in the BCC: then the mail will be sent to all the BCC recipient(s) and the mail will be displayed to recipients as being sent to "undisclosed recipients" or similar wording by the receiving email program.
Special Note for Google users
Google IMAP mail accounts will remove the names in the BCC list from your sent folder. As a result the sender – i.e. you – will have no record of to whom an email was BCCed. If you need a record of whom you BCCed in an email, you will have to manually record this yourself before sending the email. This is a feature only of Gmail.
Selecting the entries from your address book
Thunderbird does offer a Write option if you right-click a Contact in the list.
This is handy if you want to send just one mail, but rather useless if you have multiple people in mind to send the mail to. There is however a rarely used key combination supported by the operating system that allows you to select multiple entries in a list such as the one in the address book:
By holding down the Ctrl Command key you can select multiple entries, one per mouse click. Clicking on an entry in the list that is already selected will deselect that item.
In addition to this there is the ability to use the Shift key. Holding down the Shift key will select everything in the list between your mouse clicks.
Using a combination of Shift and Ctrl Command in the same action by changing the key held down at appropriate times you can make very efficient use of your time while fine tuning the selected list.
Selecting the entries from the Contact Pane
Whenever you click Write, Forward or Reply, Thunderbird opens a compose window. One of the features of the compose window is that it contains a Contacts Sidebar pane from which you can see all of the entries in your address book. This pane can be turned on and off using the key F9 , or from the View menu in the compose window.
You can select entries from this pane simply by double-clicking, or by using the buttons at the bottom of the pane
or by right-clicking on the entries you have selected with your mouse or the Ctrl and Shift keys and then selecting a destination from the menu.
After you selected the add option, the addresses will be added to the list of recipients at the top of the mail, one line per recipient.
You may also drag and drop single Contacts or multiple selections of Contacts from the sidebar into any of the addressing boxes. Unlike the other methods described here, this will insert multiple Contacts into a single addressing box, but note that the Contacts will be parsed into the one-line-per-recipient format if you type Enter into the addressing box.
В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.
Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.
клиентские правила
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .
На вкладке в разделе Правило
Нажмите кнопку ОК .
Правила и оповещения .
Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.
Совет:
Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.
Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
Нажмите кнопку ОК .
Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .
Совет:
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.
Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.
Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.