Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор (см. рис. 11.15). Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы.
Можно применить к таблице другой стиль оформления.
Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления.
Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис. 11.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы.
Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка .
Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов .
Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец .
Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец .
Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки .
Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы .
Преобразование таблицы в диапазон
Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится.
- Выделите любую ячейку таблицы.
- Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор (см. рис. 11.16 или рис. 11.17).
- В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да .
Использование стилей
О стилях
Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.
Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования.
При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль.
Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.
Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.
Форматирование таблиц в Excel – это:
1. Установка формата чисел.
2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.
3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.
4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.
5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.
6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.
7. Защита записей от случайных изменений.
Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.
Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.
Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.
Пример форматирования таблицы.
Создавая таблицу в Excel , наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид!!! Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.
Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.
1. Форматируем заголовок таблицы.
1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.
1.2. Выбираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».
2. Форматируем заголовки столбцов.
2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.
2.4. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».
2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.
2.6. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».
2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.
3. Форматируем записи.
3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов — диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.
3.2. Выбираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».
3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».
3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».
3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.
3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.
Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».
4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.
Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.
Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.
5. Оформляем границы.
5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».
5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.
6. Выполняем заливку диапазонов цветом.
6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.
6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.
7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.
7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».
7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.
На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel . Результат – на рисунке внизу.
Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.
Для получения информации о выходе новых статей вы можете подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т.д.
Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.
С ячейками, в которые еще не заносилась никакая информация, уже связаны определенные параметры формата, например, выравнивание текста по левой границе ячейки, а чисел – по правой и др. Программа Excelраспознает типы данных при их вводе в ячейку и форматирует данные в соответствии с параметрами, заданными по умолчанию.
С помощью специальных команд можно изменить формат как всей таблицы, так и отдельной ячейке или блока ячеек.
Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:
кнопки панелей инструментов Стандартная иФорматирования ;
команду меню окна ФОРМАТ Ячейки;
команду контекстного меню Формат ячеек.
Команды меню окна ФОРМАТ Ячейки и команда контекстного менюФормат ячеек выводят на экран диалоговое окноФормат ячеек . Диалоговое окноФормат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек: число, выравнивание, шрифт, граница, вид, защита.
На вкладке Число можно выбрать нужный формат для данных, введенных в активную ячейку или диапазон ячеек, - общий, числовой, денежный и др.
На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке: по горизонтали, по вертикали, ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).
На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить с помощью мыши или клавишиShift и стрелок курсора.
Для оформления ячеек электронной таблицы линиями и рамкой используется вкладка Граница , а также кнопка панели инструментовГраницы .
С помощью вкладки Вид , а также кнопокЦвет заливки иЦвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.
На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а также установить защиту ячейки – запретить изменение помещенных в нее данных. При этом нужно иметь в виду, что ячейки, для которых установлены эти параметры, могут быть блокированы или скрытытолько после установки защиты всего Рабочего листа (данной таблицы) или всей Книги. Эта защита (установка паролей на доступ и их отмена) выполняется с помощью командыСЕРВИС Защита .
Анализ и обработка данных электронной таблицы
В табличном процессоре Excelсуществует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окнаExcelСервис иДанные .
Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.
Excelпредоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:
автоматические вычисления;
средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций;
средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов;
возможность создания и использования структуры таблицы;
средства для консолидации (обобщения) данных;
возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм;
средства условного анализа (анализа «что, если») (подбор параметра, надстройка Поиск решения, сценарии, таблицы подстановки);
различные надстройки, мастера, шаблоны, например, Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.
Ограничимся рассмотрением лишь двух способов для автоматического обобщения и анализа данных (п.2, п.3).
Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Термины база данных исписок вExcelиспользуются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:
каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
столбцы списков считаются полями базы данных;
заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.
В Excelимеется набор функций, облегчающий обработку и анализ данных в списке. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:
все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;
заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;
названия строк должны находиться в левом столбце списка;
в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
К данным, организованным в виде списка, можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных , и выполнять следующие операции:
добавлять, изменять и удалять записи;
находить записи;
сортировать записи;
осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра иРасширенного фильтра ;
подводить общие и промежуточные итоги и т.д.
Об условном форматировании
Условное форматирование применяют для выделения из общего массива данных, отвечающих некоторым условиям. Условное форматирование можно применять как к данным, введенным с клавиатуры, так и к результатам вычислений. Чаще всего условное форматирование применяют к числовым данным.
Данные, отвечающие заданным условиям, выделяются специальными элементами оформления или измененным форматированием (параметры шрифта, границы, заливки).
Условный формат можно установить для одной ячейки или диапазона ячеек. На ячейку или диапазон ячеек можно накладывать до нескольких разных условий.
Установка условного форматирования ограничивает обычное форматирование ячеек: параметры формата, определяемые наложенным условием, невозможно изменить обычными средствами.
Выделение значений
С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно и др.).
Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения (см. рис.2).
При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения (рис.3)
увеличить изображение
Рис. 3. Настройка параметров условного форматирования для дат
Выделение крайних значений
С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения.
Название и содержание окна настройки параметров отбора зависит от выбранного принципа. Например, при выборе 10 первых элементов указать количество отбираемых значений, а также выбрать способ выделения (см. рис.5).
Форматирование с использованием гистограммы
Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее - тем выше значение.
Форматирование с использованием трехцветной шкалы
Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными.
Форматирование с использованием набора значков
Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.
Правила условного форматирования можно изменять и удалять.
Для удаления сразу всех правил условного форматирования в выделенном диапазоне или на листе щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная , выберите команду Удалить правила, а затем в подчиненном меню нужную команду (рис.11).
увеличить изображение
Рис. 11. Удаление правил условного форматирования
Для выделения всех диапазонов листа, к ячейкам которых применено условное форматирование в группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Найти и выделить и в меню выберите команду Условное форматирование (рис.12).
увеличить изображение
Рис. 12. Поиск ячеек с условным форматированием
Создание и оформление "Таблиц"
О таблицах
Данные, организованные на листе, можно оформить как "Таблицу". При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц.
Таблица может использоваться для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней.
С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов.
Создание таблицы
Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных.
В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор (рис.15).
увеличить изображение
Рис. 15.
Работа с таблицей
Помимо обычных инструментов, для работы с таблицей можно использовать элементы вкладки Конструктор (см. рис.15). Эта вкладка автоматически появляется при выделении любой ячейки таблицы и также автоматически скрывается при выделении любой ячейки вне таблицы.
Можно применить к таблице другой стиль оформления.
Для изменения стиля оформления таблицы можно также нажать кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выбрать стиль оформления.
Во вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы (рис.17) можно настроить особенности параметров оформления таблицы.
увеличить изображение
Рис. 17. Изменение стиля оформления таблицы
Для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка заголовка .
Для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка итогов .
Для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или снимите флажок Первый столбец .
Для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите или снимите флажок Последний столбец .
Для различного отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся строки .
Для различного отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или снимите флажок Чередующиеся столбцы .
Преобразование таблицы в диапазон
Таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных. Все установленное форматирование при этом сохранится.
- Выделите любую ячейку таблицы.
- Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор (см. рис. 16 или рис.10.17).
- В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да .
Использование стилей
О стилях
Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге, позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.
Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат; выравнивание; шрифт; граница; заливка; защита. Стиль не обязательно должен включать в себя все параметры форматирования.
При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к которым применен изменяемый стиль.
Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.
Стиль сохраняется вместе с книгой, в которой он создан. Стили можно копировать из одной книги в другую.
Изменение стиля можно начать еще при его создании. Можно изменять стиль и тогда, когда он уже создан и применен.
После изменения стиля автоматически изменится оформление всех ячеек, к которым был применен изменяемый стиль.
Следует с осторожностью изменять стиль Обычный, поскольку именно этот стиль установлен по умолчанию ко всем ячейкам. Изменение стиля Обычный приведет к изменению оформления не только всех ячеек с данными, но и всех пустых ячеек, в том числе и во вновь вставляемых листах.
Удаление стиля
Из книги можно удалить любой стиль, как встроенный, так и пользовательский, кроме стиля Обычный.
- Щелкните по кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная .
- В галерее стилей (см. рис.18) щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить .
Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать все встроенные стили.
Отменить удаления стиля невозможно.
Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем копировать из нее все стили.
Применение темы
О темах
Тема - набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов.
Можно легко и быстро отформатировать весь документ, придав ему профессиональный и современный вид путем применения темы документа. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему эффектов (набор линий и заливок).
Применение темы
Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее определенную или пользовательскую тему документа.
Во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Темы и выберите тему документа (рис.21). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанным оформлением.
увеличить изображение
Рис. 21.
При выборе темы выделять какие-либо ячейки нет необходимости. Параметры темы будет применены ко всем листам книги.
Настройка темы
Можно изменить отдельные параметры оформления, характерные для выбранной темы.
Выбор темы определяет набор шрифтов (основного и для заголовков). Для изменения шрифтов темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Шрифты и выберите нужный набор шрифтов (рис.22). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными шрифтами.
увеличить изображение
Рис. 22.
Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие шрифты.
Для изменения цветового оформления темы во вкладке Разметка страницы щелкните кнопку Цвета и выберите нужный набор цветов (рис.23). При наведении указателя мыши на тему срабатывает предпросмотр и таблица отображается с указанными цветами.
увеличить изображение
Рис. 23.
Выбор набора цветов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие цвета.
Пользовательские сохраненные темы отображаются в верхней части галереи тем (см. рис.21).
Копирование форматов
Копирование формата по образцу
Простейшим и наиболее быстрым способом копирования оформления одной ячейки на другие ячейки является использование кнопки Формат по образцу группы Буфер обмена вкладки Главная .
Предложенный способ пригоден для однократного копирования формата.
Если требуется многократно применять оформление выбранной ячейки, то необходимо два раза щелкнуть по кнопке Формат по образцу (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем выделять разные фрагменты. Для окончания копирования формата нажмите клавишу Esc или кнопку Формат по образцу , чтобы она пришла в обычное состояние.
Копирование формата по образцу используют чаще всего при копировании оформления в пределах видимой части одного листа. Но этот способ можно использовать и для копирования оформления на другие листы и другие книги.
Копирование автозаполнением
Копирование автозаполнением используют при копировании оформления одной ячейки на рядом расположенные ячейки.
Параметры автозаполнения можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.
Копирование с использованием буфера обмена
Копирование форматов с использованием буфера обмена обычно используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг.
Следует обратить внимание, что воспользоваться кнопкой Параметры вставки можно только в течение некоторого времени после копирования. При выполнении некоторых действий (сохранение файла, копирование и вставка ячеек и др.) кнопка исчезает, и воспользоваться копированием формата не удастся.
Копирование с использованием специальной вставки
Копирование форматов с использованием специальной вставки чаще всего используют при копировании оформления на ячейки других листов или книг. Этот способ несколько более трудоемок, чем с использованием буфера обмена и обычной вставки. С другой стороны, он более надежен, так как снижает риск вставки не только формата, но и данных из копируемой ячейки.
Очистка (удаление) форматирования
Можно удалить сразу все параметры оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.).
Форматирование таблиц
Рис. 3.1. Вставка таблицы с помощью панели инструментов
Рис. 3.2. Окно Вставка таблицы
Вы сами можете выбрать, каким способом создавать таблицу: при помощи меню ТаблицаДобавить таблицу..., указав в соот-ветствующих полях ввода число строк и столбцов создаваемой таблицы, или можно воспользоваться соответствующей кнопкой Добавить таблицу панели инструментов Нажав кнопку, выделите, не отпуская клавиши мыши, нужное число ячеек в раскрывающемся поле (рис. 3.1).
Первый способ создания таблицы удобно использовать, если размеры таблицы превышают 5 столбцов и 4 строки. Для создания таблицы этим способом необходимо выполнить команду ТаблицаДобавить таблицу... После этого на экране появляется окно Вставка таблицы (рис. 3.2). Здесь можно указать необходимое число столбцов и число строк для таблицы. Если вы ошиблись при определении числа строк и столбцов, то в дальнейшем их всегда можно добавить или удалить. При создании таблицы всегда выбирайте значение строки Ширина столбца: равным Авто .
Упражнение 1.Основные операции, связанные с созданием и форматированием таблиц
1.1. Вставка таблицы.
Вставьте любым из перечисленных выше способов таблицу, содержащую 3 столбца и 3 строки.
Не забудьте, что при работе с таблицами обязательно должен быть включен режим Разметки страницы (например, с помощью команды ВидРазметка страницы ) и в окне, открытом с помощью команды меню СервисПараметры… на закладке Вид в группе Показывать активизирован переключатель Границы области текста , в противном случае могут возникнуть проблемы с разметкой таблицы.
1.2. Выравнивание текста и формирование шрифта в ячейке таблицы.
Выравнивание текста и форматирование шрифта в ячейке таблицы производится традиционным способом с использовани-ем кнопок выравнивания абзацев на панели инструментов. Вне-сите в одну из ячеек таблицы свое имя, в другую - фамилию, в третью - номер группы (предварительно нужно установить курсор в соответствующую ячейку) и выровняйте текст так, как показано на рис. 3.3. Для этого воспользуйтесь кнопками вырав-нивания абзацев
Рис. 3.3. Выравнивание текста и форматирование шрифта в ячейке таблицы
Фамилию введите шрифтом Times New Roman, размером 10 и выровняйте по левому краю; имя - шрифтом Arial, полужирный , размером 12; группу - шрифтом Bookman Old Style, курсив, размером 11.
1.3. Выделение строки/столбца.
Пользуясь меню Таблица, мож-но выделить ту строку или столбец, в которых предварительно установлен курсор, а если для выделения хотите воспользоваться мышью -- подведите указатель мыши левее строки или выше столбца и щелкните мышью в тот момент, когда указатель примет форму стрелки, указывающей на выделяемый участок. Сначала выделите строку, содержащую имя, а затем соответствую-щий столбец.
1.4. Изменение ширины столбца.
Нужно подвести указатель мы-ши к линии, разделяющей два столбца и в тот момент, когда указатель примет вид двойной стрелки, нажать левую клавишу мыши и перенести границу столбца в сторону. Сузьте столбец, в котором введены имя и группа и расширьте столбец, в котором введена фамилия
1.5. Перемещение столбца таблицы.
Для перемещения столбцов таблицы воспользуйтесь горизонтальной линейкой. Для этого щелкните мышью в любом месте над таблицей. При этом на горизонтальной линейке появляются метки границ столбцов таблицы. Установите курсор на самую первую левую метку и когда появятся стрелки изменения размеров нажмите левую кнопку мыши и удерживая ее переместите таблицу на центр страницы.
Метки границ столбцов
1.6. Вставка строки/столбца/ячейки.
Вставка строки/столбца в имеющуюся таблицу (выделив строку или столбец, воспользуйтесь командой меню Таблица или кнопкой Добавить таблицу панели инструментов. Данная кнопка может встав-лять таблицу или добавлять строки и столбцы в уже имеющуюся таблицу). Добавьте новый столбец, выделив столбец с именем и нажав кнопку Куда вставился новый столбец? Аналогично вставьте строку.
Вставить строку или столбец, как и любые действия над таблицей можно с помощью контекстного меню, которое появляется если щелкнуть правой кнопкой мыши над таблицей (рис. 3.4).
Для вставки отдельной ячейки выделите ячейку и нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. После этого появится окно Добавление ячеек , в котором можно выбрать параметры вставки. Добавить целую строку в конец таблицы с сохранением формата ячеек можно, если нажать клавишу , когда курсор стоит на нижней правой кнопке таблицы.
1.7. Выделение таблицы целиком.
Можно предложить несколько способов.
1. Установите курсор в любую ячейку и выполните команду ТаблицаВыделить таблицу.
2. Выделите крайний столбец при помощи мыши и, не отпуская левой клавиши, протащите выделение до другого края таблицы (наиболее предпочтительный способ).
3. Выделите крайнюю строку при помощи мыши и, не отпуская левой клавиши, протащите выделение до другого края таблицы.
1.8. Удаление таблицы.
Выделите таблицу и попробуйте нажать клавишу . Что произошло? Удалилось только содержимое таблицы (то есть ваши фамилия, имя, группа). А для того, чтобы удалить таблицу, вы-делите ее и выполните команду ТаблицаУдалить столбцы(строки).
Упражнение 2.Создание таблицы, внесение в нее текстовой информации и выполнение обрамления таблицы
Создадим таблицу расписания занятий, показанную на рис. 3.4. Для это выполните следующие шаги.
Вставьте таблицу с требуемым числом ячеек.
Для выделения строки (столбца) целиком нужно подвести указатель мыши левее (выше) и щелкнуть в тот момент, когда указатель имеет форму стрелки, указывающий на строку (столбец).
Столбец с нумерацией уроков выровняйте влево и при по-мощи мыши установите необходимую ширину. Все остальные ячейки выровняйте по центру.
Дни недели и номера уроков выделите полужирным шрифтом. Форматирование шрифта можно произвести и после набора текста.
Заполните остальные ячейки, придерживаясь следующего требования: на первом уроке должны быть «короткие» названия уроков, вписывающиеся в одну строчку (например, физика) и "длинные" -- в две строчки (например, физическая культура), на втором уроке все предметы должны помещаться в одну строчку, остальные уроки произвольно.
Выполните Просмотр ФайлПредварительный просмотр, используйте "лупу" (щелчок мышью) для увеличения масштаба просмотра (или используйте кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов). Видно, что таблица не разлинована.
Закройте Просмотр (кнопка Закрыть ).
Выделите таблицу и выполните обрамление. Для этого нажмите кнопку Таблицы и граница на панели инструментов. После этого появляется окно Таблицы и граница (рис. 3.5) в котором можно выбрать формат таблицы и параметры ее оформления. Выделяя таблицу, следите за тем, чтобы в выделение не попал маркер абзаца, следующего за таблицей.
Ластик, для удаления строк или столбцов Список типа линии Список толщины линий
Рис.3.5. Диалоговое окно таблицы и граница
Нажмите кнопку Обрамление и в появившемся списке нажмите кнопку Все границы (рис. 3.6).
Выполните Просмотр . Для этого нажмите кнопку на панели инструментов. В результате вы увидите, что обрамление всей таблицы выполнено линиями одной толщины.
Рис. 3.6. Выбор границ обрамления таблицы
На данном примере можно попробовать способы вставки и удаления строк и столбцов. Выделив строку (столбец), щелкните мышью по кнопке (только для вставки) или воспользоваться командой ТаблицаВставить (удалить) строки (столбцы).
Примечание: Для обрамления таблицы можно воспользоваться кнопкой Обрамление на панели инструментов. Если нажать на стрелку, расположенную слева от этой кнопки, то появляется меню, представленное на рисунке 3.6. Для того, чтобы нарисовать границу клетки (или группы клеток), надо выделить эту клетку (или группу клеток) и нажать кнопку с необходимой линией. Например, если линия должна находиться сверху клетки, то надо нажать кнопку, если линия должна быть слева - кнопку. Для выбора типа и толщины линии необходимо воспользоваться командами, представленными в окне Таблицы и граница . Для Word версии 7.0 для оформления таблицы необходимо использовать команду ФорматОбрамление и заполнение…
Приступим к обрамлению и фоновому заполнению таблицы. В результате наших действий мы должны получить таблицу, представленную на рисунке 3.7.
Расширьте первую строку. Для этого необходимо подвести курсор мыши к нижней границы первой строки и когда он приобретет вид курсора изменения размера (две стрелки вверх и вниз и две горизонтальные линии), нажмите левую кнопку мыши и удерживая ее растяните первую строку на 1,5 см вниз. В результате строка станет широкой, а названия дней недели будут расположены в верху строки.
Для размещения названия дней недели по центру клеток выделите первую строку и нажмите кнопку Таблицы и граница или выполните команду контекстного меню ВыравниваниеЦентрирование по вертикали (для вызова контекстного меню щелкните правой кнопкой мыши над таблицей (см. рис. 3.4)).
Рис. 3.6.
Разместим номера уроков по центру клетки. Для размещения содержимого столбца по центру необходимо выделить столбец и нажать кнопку По центру на панели инструментов. Для размещения номеров по центру строки выполните команду контекстного меню ВыравниваниеЦентрирование по вертикали.
Для того, чтобы установить требуемый вид границы обрамления можно воспользоваться командами окна Таблицы и обрамления (рис.3.5). Выделим границу таблицы, так, как показано на рисунке 3.6. Для этого выделите таблицу и нажмите кнопку Таблицы и граница . В списке Типа линий выберите Двойную линию , а в списке Толщины линий установите толщину 1,5 пт. После этого выберите границу обрамления Внешние границы (рис. 3.6). Результат вы увидите на экране.
Для фонового оформления выделите нужные ячейки и выполните команду ФорматГраницы и заливка… В появившемся окне Граница и заливка перейдите на страницу Заливка и выберите необходимый тип Узора или цвет Заливки .
Выполните Просмотр , чтобы остаться довольными результатами своей работы.
Word предоставляет широкие возможности для форматирования созданных таблиц. Возможно вам будет достаточно одного из форматов, которые Word позволяет произвести автоматически. Для выбора нужного формата щелкните над таблицей правой кнопкой мыши и выберите команду Автоформат… В появившемся окне Автоформат таблицы из списка Форматы выберите Объемный 3 и нажмите кнопку ОК . В результате мы получим таблиц, представленную на рисунке 3.8.
Самостоятельно, выбирая различные значения формата таблицы, поэкспериментируйте с созданной таблицей.
Рис. 3.8. Результат применения к таблицы Автоформата Объемный 3
Упражнение 3. Задание фиксированных размеров ячеек, слияние ячеек, использование автоматической нумерации и редактирование предлагаемого Списка, фиксация заголовка таблицы, разбиение таблицы, сортировка записей.
Попробуем создать заготовку самого обычного табеля посещаемости.
Ведомость посещаемости
В отличие от предыдущих упражнений, заранее под-считайте точную ширину каждого столбца. Для этого предвари-тельно установите нужные поля страницы ФайлПараметры страницы..., затем вычислите ширину рабочего поля (ширина страницы минус левое и правое поле). Исходя из ширины рабо-чего поля, общего числа столбцов и количества одинаковых столбцов, рассчитайте ширину каждого столбца.
Вставьте таблицу с необходимым числом ячеек (например, 13 х 8). Все столбцы будут одинаковой ширины.
Чтобы задать рассчитанную нами ширину для каждого столбца, необходимо его выделить и выполнить команду ТаблицаВысота и ширина ячейки.... На вкладке Столбец в поле ввода Ширина столбца ввести значение в см. Причем совсем не обязательно повторять эту операцию для каждого столбца отдель-но. Начните с тех столбцов, которые уменьшаются по ширине (если начать менять размер столбцов, увеличивающихся, то ваша таблица может "уехать" за пределы листа). Выделите сразу все 6 одинаковых правых столбца и задайте их размер, как показано на рисунке. Далее, не закрывая диалогового окна Высота и ширина ячеек, нажми-те кнопку Предыдущий и установите ширину столбца № 2. Ана-логично и для первого столбца. После этого нажмите кнопку ОК .
Следующим этапом объедините ячейки для заголовка Дата. Для этого выделите нужные ячейки и выполните команду ТаблицаОбъединить ячейки. Введите заголовок "ДАТА" (выравнивание по центру).
Объедините ячейки для размещения надписей "Фамилия и инициалы студентов" и "№ п/п" аналогично. Выравнивание их по центру.
Теперь приступите к обрамлению (разлиновке) таблицы. Напомним, что это можно сделать при помощи кнопки Таблицы и граница или нажмите кнопу Обрамление на панели инструментов. Оформите таблицу так, как показано в задании.
В таблице можно задать автоматическую нумерацию строк, которая будет сохраняться независимо от того, добавили вы новые строки или наоборот удалили. Для этого выделите пустые ячейки первого столбца и включите кнопку списка Нумерованный ДЦ. Согласившись нумеровать "Вниз по столбцам", вы получите про-нумерованные ячейки. Данная нумерация отличается от предлагаемой в задании наличием точки после числа и выравни-ванием чисел по левому краю. В качестве необязательного задания попробуйте изменить тип списка. Выполните команду ФорматСписок..., на вкладке Нумерованный выберите кнопку Изменить.... В появившемся диалоговом окне отключите Висячий отступ, убе-рите точку в разделе Текст после и выровняйте список вправо. По окончании всех операций столбец можно выровнять по центру.
Часто при работе с большими таблицами бывает удобно на каждой странице размещать заголовок таблицы. Можно автома-тизировать этот процесс. Если вы выделите строки, составляю-щие заголовок, и выполните команду ТаблицаЗаголовки, то эти строки будут появляться на каждой новой странице, на ко-торую распространится ваша таблица. Как это проверить? За-фиксируйте заголовки нашей таблицы предложенным способом и попробуйте "растянуть" ее на несколько страниц. Для этого выделите несколько пустых строк таблицы и нажмите кнопку Вставить таблицу (Нажатие кнопки можно заменить командой ТаблидаВставить строки ). Вставится столько строк, сколько вы выделили. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока таблица не распространится на новую страницу. Как это заметить? В ниж-ней части экрана расположена строка состояния, отражающая номер страницы, на которой находится курсор (до косой черты) и общее число страниц (после косой черты) . Как только вы заметите, что появились новые страницы, пролистайте документ при помощи линеек прокрутки и убедитесь, что заголовок таб-лицы присутствует на каждой новой странице.
В качестве необязательного задания можно предложить для каждой строки, номер которой кратен 5, выполнить обрамление снизу жирной линией (как это сделано в журнале группы).
А теперь давайте вспомним о том, что у вашей таблицы должно быть название "Ведомость посещаемости". Мы умышленно не напоминали о нем до данного момента, это поможет нам рас-смотреть еще одну операцию. Если вы вставляли таблицу в самом начале документа, то перед ней нет маркера абзаца и непонятно, как можно разместить текст выше таблицы. Выделите первую стро-ку таблицы и выполните команду ТаблицаРазбить таблицу, перед выделенной строкой появится маркер абзаца и можно исправить свою оплошность.
Довольно интересной и нужной является команда Сортировка... в меню Таблица. Можно продемонстрировать ее работу на приме-ре сортировки по алфавиту данных, внесенных в журнал посе-щаемости (в предлагаемой таблице). Однако действие ее шире и распространяется на работу с текстом, не внесенным в таблицу.
2. Лебедева
3. Медведева
4. Муравьева
Рис. 3.9
Выполните следующее задание. Отсортировать по алфавиту и пронумеровать список фамилий вне таблицы (обычный текст) (рис. 3.9). Удобство заключается в том, что фамилии можно располагать в произвольном порядке. Включите кнопку списка "Нумерованный" (Примечание: Можно воспользоваться данной кнопкой и после набора списка фа-милий, предварительно выделив все абзацы, подлежащие нумерации. Удобство работы с нумерованными списками заключается в том, что при удалении или добавлении абзацев в любом месте списка, происхо-дит автоматическая перенумерация. Обратите внимание на тип списка. Если, работая с таблицей, вы изменяли его (например, убирали точку после числа), восстановите первоначальный вариант. ) (каждый раз, когда вы будете отбивать новый абзац, ему будет присваиваться порядковый номер), далее наби-райте фамилии в произвольном порядке (не по алфавиту), после каждой нажимая клавишу . Выделите весь список и вы-полните команду ТаблицаСортировка текста.... В раскрываю-щемся списке Сортировать установите Абзацы и активизируйте переключатель По возрастанию. Затем попробуйте удалить ка-кие-либо строки (эффектнее из середины списка), вы увидите, что нумерация строк не нарушается.
Примечание:
Установить параметры страницы можно с помощью команды меню ФайлПараметры страницы… После выбора этой команды перед вами появится окно Параметры страницы (рис. 3.10). На странице Поля можно установить необходимые поля страницы в сантиметрах. Страница Размер бумаги позволяет выбрать тип бумаги и ориентацию листа. Например, для выбора размера стандартного листа писчей бумаги в списке Размер бумаги необходимо установить А4 (210х297 мм).
Для печати широких таблиц на стандартных листах формата А4 необходимо на странице Размер бумаги выбрать ориентацию Альбомная. Однако, следует помнить, что при печати такого листа на принтере бумагу надо вставлять также, как и для ориентации Книжная. Word сам развернет страницу и напечатает все правильно.
На странице Поля в списке Применить можно выбрать в каких границах применять установленные параметры. Например, если выделить страницу, установить ориентацию Альбомная и в списке Применить выбрать значение К выделенному тексту, а затем нажать кнопку ОК, то среди листов с ориентацией Книжная появится лист с ориентацией Альбомная. Это можно широко использовать для оформления курсовой или дипломной работы.